Gästeaufenthalte perfekt koordinieren – von der Vorbereitung bis zum Check-Out
Ob Hotel, familiäre Pension oder B&B: Mit flowtus greifen Rezeption, Housekeeping und Haustechnik nahtlos ineinander. Für rundum zufriedene Gäste, effiziente Ressourcennutzung und fehlerfreie Übergaben bei jedem Aufenthalt.
Häufige Reibungspunkte im Beherbergungsalltag
Wenn Absprachen auf Zuruf, über Zettel oder unübersichtliche Chatgruppen laufen, leidet die Servicequalität und wertvolle Zeit geht verloren.
Unklarer Zimmerstatus: Rezeption weiss nicht in Echtzeit, ob ein Zimmer bereits gereinigt, kontrolliert und bezugsfertig ist.
Verzögerte Mängelbeseitigung: Defekte Glühbirnen oder Sanitärprobleme werden spät an den Hausdienst gemeldet und verärgern Gäste.
Informationsverlust beim Schichtwechsel: Spezielle Gästewünsche, Allergien oder Zusatzbetten gehen bei der Übergabe unter.
Hektik bei Check-In und Check-Out: Unvollständige Meldedaten oder fehlende Vorbereitung führen zu langen Wartezeiten an der Rezeption.
Vergessene Sonderaufgaben: Zwischenreinigungen, Handtuchwechsel oder Minibar-Auffüllungen werden übersehen.
Mühsame Nachbereitung: Verbrauchte Zusatzleistungen und Fundsachen müssen nach der Abreise zeitaufwendig zusammengetragen werden.
Der 8-Phasen-Gästeprozess in flowtus
Ein guter Anfang: Unsere Prozessvorlage für Hotels, Pensionen und B&Bs – von der Buchungsbestätigung bis zum Abschluss des Aufenthalts. Sie lässt sich an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen und auf Ihre spezifischen Abläufe zuschneiden.
Aufenthalt vorbereiten
Buchungsdetails prüfen, Ankunftszeiten, Sonderwünsche und Gästepräferenzen verbindlich hinterlegen.
Zimmer vorbereiten
Housekeeping-Checkliste abarbeiten, Zimmerausstattung prüfen und Zimmer als bezugsfertig freigeben.
Check-In
Gäste herzlich empfangen, Meldeschein erfassen, Schlüssel/Keycards aushändigen und Kurtaxe verbuchen.
Aufenthalt
Laufenden Gästeservice sichern, Zwischenreinigungen koordinieren und individuelle Anliegen sofort bedienen.
Abreise vorbereiten
Vorläufige Rechnung erstellen, Minibar- und Zusatzleistungen erfassen sowie Check-Out-Modalitäten abstimmen.
Check-Out
Schlüssel entgegennehmen, Endabrechnung begleichen, Feedback einholen und Gäste verabschieden.
Zimmer nachbereiten
Abreise-Reinigung durchführen, Zimmer auf Fundsachen sowie technische Mängel prüfen.
Aufenthalt abschliessen
Vorgang archivieren, Daten an PMS/Buchhaltung übermitteln und automatisierte Bewertungsanfrage anstossen.
Wie flowtus Deinen Beherbergungsbetrieb optimiert
Maximale Effizienz für Dein Team und ein erstklassiges Erlebnis für Deine Gäste.
Einheitlicher Standard für jedes Zimmer
Definiere Checklisten für Reinigung, Vorbereitung und Übergabe. Jeder Mitarbeiter arbeitet nach denselben Qualitätskriterien.
Nahtlose Zusammenarbeit aller Bereiche
Rezeption, Housekeeping und Facility Management sehen sofort, was zu tun ist – ohne zeitraubende Rückfragen.
Echtzeit-Zimmerstatus auf einen Blick
Sofort sehen, welche Zimmer vorbereitet, belegt, in der Reinigung oder wieder bezugsbereit sind.
Störungen und Mängel direkt erfassen
Defekte im Zimmer werden als Störungskarte angelegt und können mit Fotos und Priorität versehen werden.
Lückenlose Nachvollziehbarkeit
Jeder Schritt wird mit Zeitstempel und Bearbeiter dokumentiert – von der Zimmerfreigabe bis zum Check-Out.
Automatisierte Folgeaktionen
Ereignisse in flowtus lösen automatisch Benachrichtigungen und Folgeaktionen in Drittsystemen aus.
Noch schneller reagieren mit dem Zusatzmodul "Automatisierung"
Mit dem kostenpflichtigen Zusatzmodul flowtus Automation werden bei bestimmten Ereignissen automatisch Folgeaktionen in Echtzeit ausgelöst.
Funktioniert mit Make, Zapier, n8n und individuellen Webhooks
Mit dem kostenpflichtigen Zusatzmodul "Automatisierung" können beliebige Aktionen ausgelöst werden, sobald ein bestimmtes Ereignis eintritt. So kann beispielsweise das Anlegen einer Störungskarte im Zimmer sofort automatisch an das Facility Management eskaliert werden.
Bereit für reibungslose Abläufe in Deinem Betrieb?
14 Tage kostenlos testen. Perfekt geeignet für Hotels, Pensionen, BnBs und Serviced Apartments.
Fragen zu flowtus in der Hotellerie & Beherbergung
Für welche Beherbergungsbetriebe ist flowtus geeignet?
flowtus eignet sich ideal für Hotels, familiäre Pensionen, Bed & Breakfasts (B&Bs), Ferienwohnungs-Vermietungen, Hostels sowie Serviced Apartments – überall dort, wo verlässliche Abläufe zwischen Rezeption, Reinigung und Instandhaltung gefragt sind.
Können Housekeeping-Mitarbeiter flowtus auf dem Smartphone nutzen?
Ja. flowtus ist vollständig responsiv und läuft in jedem mobilen Browser ohne Installation. Reinigungsteams können Checklisten direkt vor Ort Zimmer für Zimmer abhaken.
Wie funktioniert die Eskalation von Störungen an das Facility Management?
Wird beim Zimmer vorbereiten oder während des Aufenthalts ein Defekt festgestellt (z. B. defekte Klimaanlage oder tropfender Wasserhahn), wird eine Störungskarte erstellt. Mit dem kostenpflichtigen Zusatzmodul "Automatisierung" wird dieses Ereignis sofort per Webhook an Ihr Facility-Management-System, E-Mail oder Chat eskaliert.
Kann die 8-Phasen-Vorlage an betriebsindividuelle Abläufe angepasst werden?
Selbstverständlich. Sie können Phasen umbenennen, weitere Prüfschritte oder Pflichtfelder (z. B. Zählerstände, Minibar-Listen, Schlüsselnummern) ergänzen und das Schema flexibel an Ihre Anforderungen anpassen.